Quando si tratta di organizzare un lavoro di squadra, la prima cosa che viene in mente è creare un gruppo su WhatsApp; per i più smanettoni meglio Telegram. E ci sta pure per scambiarsi messaggi istantanei, soprattutto se non si è preseti insieme nelle stesso luogo di lavoro.
Spesso ci si limita a questo, accorgendosi dopo un po’ di tempo che la chat si riempie presto di messaggi che si intersecano tra loro al punto che diventa difficile seguire il filo di un discorso. Le disposizioni di un compito importante si perdono tra i fiumi di parole e scorrono in alto nel tempo e nello spazio. Complicato recuperare file condivisi. L’alternativa non possono essere certamente le email, perché rischiano di essere troppo lunghe e di perdersi nella caterva di posta che riceviamo ogni giorno.
Di sicuro bisogna dotarsi di un metodo e di visione d’insieme anche grafica di un progetto, altrimenti …è il caos!
Esistono varie applicazioni adatte ai team di lavoro delle normali chat. Di queste senza dubbio la più famosa è Trello, vediamo quindi di cosa si tratta.
Cosa fa Trello?
A volte ci si spaventa davanti all’idea di utilizzare una nuovo software, ma Trello è più semplice e intuitivo di quello che puoi pensare. Ed è gratuito!
Trello è un’applicazione di project management utilizzabile in condivisione con altre persone. All’interno di essa si possono suddividere i vari argomenti ed assegnare ad ognuno i propri compiti. Le varie discussioni non si accavallano, come invece succede in una normale applicazione di messaggeria istantanea, ed è un attimo trovare i documenti abbinati ad un determinato tema.
Trattasi quindi di uno strumento online gratuito per strutturare in modo grafico progetti e team di collaborazione, utilissimo per le attività della tua azienda/associazione.
Come funziona Trello
Come tutti i tool online richiede necessariamente la registrazione alla piattaforma da parte di ogni componente del team che ne dovrà fare accesso.
Trello si presenta con una schermata che mostra una bacheca, o spazio di lavoro. Le bacheche possono i progetti che portiamo avanti da soli o in collaborazione con altri. All’interno della bacheca troviamo alcune colonne che corrispondono alle liste.
Ogni lista è un’attività, o insieme di attività, che serve a raggiungere l’obiettivo della bacheca a cui appartiene. Le liste possono essere qualsiasi cosa, un’idea, un argomento, un settore, ma poniamo che sia un obiettivo prefissato del nostro progetto.
Trello propone le liste To Do, Doing e Done, che è un struttura semplice per controllare l’andamento di un progetto.
Le schede di Trello
All’interno della colonna della lista ci sono poi le schede. Esse corrispondono a tutto quello che serve per portare a termine l’obiettivo della lista a cui appartengono: tutte le singole azioni, le conversazioni, i link a siti di riferimento, bozze di testi, allegare qualsiasi tipo di file o documento, …eccetera all’infinito.
Nelle schede possiamo anche assegnare un incarico ad uno o più soggetti presenti nella stessa bacheca, compreso noi stessi, con tanto di data di inizio e fine per compierlo. In prossimità della scadenza all’utente assegnatario della mansione e a tutti i membri che seguono la scheda arriverà un notifica per email. Il promemoria viene inviato un tot periodo prima del termine prefissato in base al settaggio impostato nel campo Date. L’impostazione della data, inoltre, attiva la possibilità di visionare il calendario grafico delle attività.
Le schede possono avere una copertina o un’etichetta colorata, per distinguersi dalle altre, ma non solo per quello, le etichette possono essere usate come filtro per una ricerca. Per esempio nel caso voglia sapere quali sono tutti i task da inviare ad un collaboratore esterno che hai contrassegnato col colore giallo. O quelli di cui si occupa un determinato team, che hai precedentemente colorato, per esempio, in verde. I colori delle etichette, possono offrirti informazioni utili in un attimo.
Le schede possono essere modificate, copiate, spostate in un’altra lista, archiviate. All’interno della singola scheda si può aggiungere una checklist i cui elementi possiamo barrarli man mano che vengono superati. Ogni membro può anche votare le singole schede col classico Like.
Funzioni extra di Trello
Nella scheda puoi anche aggiungere un pulsante di automazione personalizzata con un comando specifico di Trello.
Inoltre puoi integrare i tuoi spazi di lavoro con le funzionalità interne chiamate Power Ups, ce ne sono a centinaia ed in continuo aggiornamento (non tutte gratuite) e i collegamenti con applicazioni esterne, tra cui quelle con software di utilizzo molto diffuso:
- Dropbox
- Google Drive
- Evernote
I vantaggi di Trello
Trello può essere usato per una miriade di utilizzi, tra cui amministrazione, contabilità, piano editoriale, organizzazione eventi pubblici, presentazione progetti di finanziamento, guide per i vari lavori dei collaboratori. Non ci sono davvero limiti.
I vantaggi dell’uso di Trello li possiamo riassumere nelle opportunità di:
- avere chiaro il punto della situazione delle cose fatte e quelle da fare
- sapere chi fa cosa e quando
- Gestire il team in remoto riducendo telefonate e chat chilometriche
- razionalizzare i processi
- gran parte delle funzioni sono largamente disponibili nel piano gratuito più che sufficiente
- è completamente in italiano
Trello non è l’unica piattaforma di gestione dei progetti, ce ne sono altri, certamente non identici, ma altrettanto validi in base alle proprie peculiarità:
- Slack
- Lark
- Asana
- Google Workspace
- Miro
- Bitrix24
- Notion
- Airtable
- Coda.io
Se già utilizzi Trello, o altre utility di project management, vuoi raccontarci la tua esperienza?
